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昔から紙で行っていて変えられない業務のIT化|新しい事にチャレンジ!

小さなお店。毎日商品を販売しています。

普段はそれほどお客さんは多くはありません。のんびりしたペースでお会計ができます。

レジの機械はありません。値札を見て電卓をたたきます。

小さなお店ですが、休日やイベント時にはお客さんが沢山着ます。とても忙しいです。

お手伝いさんを3人呼んでも処理しきれません。長く続くお会計まちの大行列。

大行列は仕方がないのかもしれません。でも問題はその後。一日終わった後の締めの処理です。

計算が合いません。うーむ…。

また、その小さなお店では、定期的にイベントを開催しています。

申し込みは予約制です。予約が済んだ方に店まで出向いていただいてお金を支払っていただきます。窓口にて予約済確認して領収書をお渡しします。

確認はすべて手作業。紙に名簿を印刷しておいてマジックで線を引いていきます。紙は何十枚もあるので探すのが大変です。

この手続きを商品販売の合間に行います。

商品販売とイベントの予約のお客さんが、ごちゃまぜにやってきます。一つの窓口に。

店内はてんやわんやの大騒ぎです。あれをやっている間はこれができません。そんな状態。しかも接客中に限って電話までかかってきたりします。大変すぎ。

私は週末になると、このような大忙しの職場で働いています。

職場でいつも思います。「もうちょっと綺麗に処理を進められないものかなぁ?」って。

私はエンジニアです。ごちゃごちゃした仕事の手順を清流化。さらにIT化して効率を上げるのを得意としています。

つまり今、私が週末にお手伝いしている職場は、私にとって改善点が盛りだくさんな職場なんですよね。やれることがすっごくいっぱいあるのです。

だから、業務を整理整頓してIT化していきたいと考えています。

とはいっても…私は職場では一番下っ端の下っ端です。だから説得が難しいです。

この手の話って現場の人からすると「よけいなこと」になるんですよね。だって「今までやってきたやり方で、うまく回せて来た。今更変える必要は無い。」ってなりますし。

でも、外部から見ると「ここはもっと簡略化できるのになぁ」というのが見えるのです。

じゃぁ、どうやってIT化を進めていけばいいのでしょうか?

ひとつ手があります。

それは、誰にも迷惑をかけないようにして、こっそりとIT化を進めていけばいいのです。そしてここぞというときに美味しいポイントをお披露目します。

IT化は産みの苦しみを伴うものです。そこは「えいや!」と気合を入れないと乗り越えることが出来ません。その部分はできるだけ周囲には感じさせないようにする。自分で全部背負う。そのくらいの覚悟で臨みます。

そうして、美味しい部分だけを披露するのです。そして職場のIT化を推し進める。少しずつ。少しずつ。いつの間にかがっちりとITの根っこを張ると思います。

「そこまでしてIT化する必要ってあるの?」って考えちゃうかもしれませんが、この辺りは私の意地とプライドですかね。

私が働く職場なのに全くIT化されていないというは、もうね…。気持ちが悪くて仕方がないのです!

だから、じわりじわりと事務所のIT化を推し進めていきたいと考えています。

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紙ベース業務のIT化は何から始めていけばいい?

事務所の…業務のIT化は全体的にこのように考えています。

  • 実業務を現場で体験する。
  • 個々の業務の流れを把握する。
  • 各業務のあるべき姿を想定する。
  • 各業務の問題点を洗い出す。
  • 個々の業務を年間を通した流れにする。
  • 現場から生み出される数字をリストアップする。
  • 数字を経営が確認する情報に整える。

要は、店先で得た数字(売上、仕入の金額など)を経営が確認しやすくするという流れですね。

経営者は現場から上がってきた数字を確認して予算を立てる。会社の運営ルールを決める。といった流れになります。

もちろんこの流れは紙ベースの今でもすでに実現しています。でも、紙ベースだと面倒すぎます。月末処理で経理の人が大変なのは、これらの数字を計算して照合するためにひーひー言うからなのだと思います。

けれどもIT化しておけば、月末処理もボタン一つ。数字のずれもありません。仕入先単位に消費税の切り上げ、切り下げ、切り捨て。こんな面倒なルールに対応するのも自由自在です。

もちろん領収書も請求書も一発ですよ。宛名と明細書付きで印刷可能しちゃいます。

なんでそんなに都合のいい事を書けるのかというと、私自信がそういうシステムを何十社と作ってきたからです。流れをわかりきっているんですよね。

そんな私だから、なんとか週末にお世話になっている事務所にITの仕組みを導入したい!って考えて今います。

絶対その方がみんな幸せになれる!そう言い切れるんです。とんでもない時短に繋がりますし。

でも、最初の一歩を踏み出すのが大変なんですよね。だから、私が個人的に勝手にシステムをくみ上げて一人で使っていきたいと考えています。いつか認められる日が来るのを信じて。

業務のIT化で今現在行っているのは何?

年間を通して現場でお手伝いをしています。不特定多数のお客さん相手のお仕事がいかに大変なのかを、存分にかみしめています。

そのなかでも少しずつIT化を進めています。今行っているのはEXCELを使った一日の売上計算の簡略化です。これはうまくまわっています。

もう一つは、どのような仕事があるのかのリスト化ですね。これをしておかないと全体像が把握できません。

そしてリスト化と同時に、どのような仕組みにすれば現場担当者の混乱を招かずにスムーズに導入可能かも考えています。

ITを導入すると必ず起こるのが「混乱」ですからね。お客さんがじかに目の前に現れる業務では、混乱はご法度です。導入時にトラブったらもうアウトですからね。二度と使ってもらえないかもしれません。

そこで失敗しないように慎重に、慎重に事を運んでいきたいと思います。

まずは、自分一人が使うシステムの構築からですね。きっと私が使って「つかいやすい!」となれば、現場の他の方にもスムーズに受けれてもらえると思います。

窓口業務のIT化を少しずつ進めていきたいと思います。

これが成功したら私の脳の回復は120%ですね!

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