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タダで仕事に使えそうなデータベースアプリを作りたい|libreofficeのbaseを使ってみる

個人商店の方々。日々の仕入れや発注。売り上げの管理って何でやってます?

もしかして手書きの納品書をファイルに閉じていたりしませんか?それでもいいと思いますが(今までそれでやってきたのだし)月末や年度末の締めの処理ってどう乗り切っています?

金額がズレたりしてないでしょうか?っていうか日々の締め処理でもズレって出ますよね…。漏れがあったり、書き間違えがあったり…って色々ありますしね。仕方のない事です。

では集計した結果って何にどう使っていますか?きっと上の立場の方々って、財務諸表が見たいのではないかな?って思うんですよ。財務諸表って簡単に言うと、年間のお金の出し入れの記録の総まとめ情報ですね。こんなやつです↓

何個か種類があるのですが、まぁこんな感じの良くわからない単語と、数字がずらーっと並んだ一覧表ですね。簿記をやっている方なら基本中の基本てやつなのだと思います。(ちなみに私は簿記はやっておらず、システムを作るうえで知った知識という扱いになっています。)

で、この数字の動きを見て「来年は予算をもっと増やそうかな?」「ここはもっと節約できないかな?」なんて考えたりするようですよ。

こういう表は「経理の部署の人」が作っていると思います。作っていると言うか「他のデータを加工して貼り付けて作り上げている」といった方があっているかな?もしくは専門の会計ソフトへの入力。

これらの数字は突然降ってわいてくるわけではなくて、経理のもとになる情報があるんですよね。それって何かというと「日々の販売と仕入の実績」なんです。つまりお店で売ったり買ったりしている情報なんですよ。この数字の源って。

極端な話をすると、お店でパンが一個売れると、経営者が見る集計表の数字が変わるんですよ。経営者の人はイチイチ「何円のパンが何個売れた」なんて把握する必要ないですよね。もっと大きな枠で「今月は○○万円の予算をつかって、○○万円売れた。だから利益は○○万円だ」って把握します。

さらに月単位で終わりではなくて、年単位で流れを見たりもします。お店ってず—と何年も経営するもんですしね。

もちろん店先だけの数字が入っているわけではないです。この一覧表に入っているのは、会社を運営していくためのすべての数字が入っています。銀行への借金とか利子とか、土地代とか車代とか、家賃とか、電気代とか、そういうのもぜーーーーんぶ入っているわけなんですよ。

店先の商品が売れた、商品の仕入がどのくらいだった…というのは、表の一部なんですね。

表の一部なんだけれど、数字が住占める割合は大きいです。ばかにできない。株の配当や利子も入ってくるかもしれないけれど、やっぱり売り上げ金額って大きいと思います!(会社や業界によって比率は変わってきます)

会社を運営するんだったら、売上金額って大きくしたいですよね!

売り上げを把握するのはとても大事です。でも売上って細かく分解していくと、パン1個とかガム1個とかの世界じゃないですか。それの集合だから管理が大変なんですよね。さらに毎日、毎時、それこそ秒ごとに発生するものじゃないですか。

1円も漏らしたくない。正確に把握しなければならない。でも正確にしようとすると時間がかかる。お店は常にバタバタしています。いちいち時間をかけてなんていられない。現場は忙しい。余計なことを増やしたくない。でも経営者は正確な情報が欲しい。

こういうジレンマをフォローするのが、私の仕事なんだと考えています。で、いろいろ現場の人に提案を繰り返してきました。でもどれも快い返事ってもらえないんですよねぇ。だって新しいやりかたを覚える必要がありますから。

ちょっとでも手間が増えるようなものってNGなんですよね。どんなに会社のメリットになると言っても、それで現場の人のお手当てが増えればいいのですが、なかなか増えないですものね。わかります。やるだけやっても得られるものが無いのなら現状維持がベストですものね。

でも私はそういうのはどうもだめでして、「常に新しいやり方を取り入れて改善していきたい」って考えてしまうわけなんです。はたから見たら迷惑なタイプかも知れません。。でも別の方向から見たら「救世主」でもあると思うんです。だってそこで働いている人たちが思いつかない事を、提案して導入して、その結果会社の利益につながるわけですからね。

で、私は最初のアイデアをEXCELで作ってみたんですよね。LOOKUP関数を使ってデータベースぽく使えるようにして。シートに売れた品目と数量を入力すると一日の売り上げが自動計算された一覧表が出力される。こんな感じのものです。

現場の人たちにとっては「いつも紙で計算しているものが、EXCELに入力されている」レベルのものにすぎないと思います。でも、これって第一歩だと思うんですよ。

EXCELのシートを毎日追加して、それを月ごとにまとめて、自動計算したらどうでしょう?

マクロで作るのはめんどくさそうですが、1回作れば月の締めがボタン一発で正確に出るようになりますよね。月末処理がボタン一発って魅力出来ではないですか?計算ミスもないのですよ?

私はそういう事務員さんたちの手間を省いて助ける自動化の仕組みをどんどん作っていきたいと考えていました。で、EXCELでたたき台を作っていました。でも、EXCELで作るほどに思うのですよ。「データベースが使いたい」って…当然ですよね。EXCELはあくまでも表なんですよね。データを扱うには辛すぎます。

でもデータベースを使うとなると結構大変ですよね。環境設定とかサーバーの設置とかいろいろと考えなければなりません。そこで本格的なデータベースではなくてMS-ACCESSのように、一つのファイルで何とかなっちゃうようなツールを使えばいいのでは?と考えました。

でもACCESSって高いんですよね!お金ないんです私。会社がお金を出してくれるのなら最初からACCESSでやりましょう!って話が出せるんだけどそうもいかない。私が勝手にアイデアを出して、勝手に具現化して、売り込むんですよ自分の会社に。

こんな従業員ってなかなかいないと思いますよ。会社のみんなの仕事を楽に、正確にするために、自分で知恵を絞って、時間を使って、自発的に商品を作ろうとする人。そうそういますかねぇ?(自画自賛)

というわけで、ACCESSは高い。金がない。でもACCESSのように簡単にデータベースを取り扱えるツールが欲しい。

そう思って探してみたらありました「LibreOfficeのbase」という、まるでMS-ACCESSのようなツールが。フリーで使えるようですね。凄いなぁって思いました。

「とりあえずファイルを作って、テーブルを作って、データを適当に登録する。」

ここまではできました。簡単に悩まずにできましたよ。きっとACCESSを使ったことのある人なら迷いなくできると思います。

こんな感じで試してみましたよ!日本語もばっちりですね!↓
↓ ↓ ↓

「何も考えなくても日本語が入力できてすげぇ!」って驚いてしまいました。良いですねコレ!すごく良い!

今日はサンプルで作ったファイルを何度か開いてみました。体験を繰り返さないと、どこに保存したか忘れちゃうので。これで明日から迷うことなく新しいデータベースソフトを作れるようになると思います。

どんな感じで販売~経理までつなげていくのか。ブログに書いていきたいですね。ブログネタにもなりますし。私の忘備録にもなります。なにせ夕方の記憶が抜け落ちてしまいますからね!記憶障害の影響で(涙)

というわけで、LbireOfficeを使った業務管理システムの開発を次の作業療法のネタにしたいと思います。頑張ります!

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