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高次脳だけど私が職場にいる価値を示すために…みんなが楽に仕事をする工夫を考えた

私はとある商品を販売しているお店で働いています。時給をいただいています。とてもありがたいです。

仕事の内容は

  • 朝、商品を並べる。
  • 昼商品を売る。
  • 夕方集計をする。

この三つとなります。品数はそれほど多くはありませんし、イオンのようにお客さんが列をなしている状況でもありません。だから動作がのんびりで、対面が苦手な私でも何とかやれています。ありがたいです。

事務処理は手書きベース。台帳での管理となります。最終的にはEXCELにまとめて、毎月の売り上げ推移を管理者が確認。予算を立てているようです。

その仕事の流れを説明していただいたとき真っ先に浮かんだのが

「データのインプットからアウトプットまで電子データで一気通貫にすれば集計の手間がだいぶ省けるかな?」という考えでした。

「店先で商品が売れたら、事務所のパソコンで集計結果がぱっと出る仕組みを作ってしまえば楽ができるのではないかな?」ですね。

今は仕組みが無いから紙を使うしかありません。が、この仕事から、もっと紙が省けるかもしれないのです。

とはいっても、そう考えているのは私一人。紙を使わないメリット、デメリットを周りのみんなに知ってもらわないと、受け入れてもらうことが出来ません。しかも相手は今までやってきて磨かれたやり方です。

今の私は一番下っ端のペーペー。よちよち歩き状態の赤ちゃんなんです。そこはわきまえなければなりません。

まだ職場に浸透しきっていないのに「このように改善しましょう!やり方を変えましょう!」なんておこがましいです。

「生意気な奴だ!」と反感を食うのは避けなければなりません。平和にやっていくのが一番ですから。

でも「このやり方の方がみんな幸せになれるよ」というやり方を知っているし具現化も出来ます。

私はシステムエンジニアなので口で言ったことを、そのまま現実のモノ・道具として作り出すことが出来ます。さらに業務改善の鬼として日本中(世界もちょっとあり)を周って何十年も改善活動してきた方のノウハウも知っています。お手伝いさんとして一緒に客先を周って勉強していましたから。

だから本当に楽をさせてあげられると思うんですよね。今まで手間暇かけて処理していた作業が一瞬になったら…すっごいメリットが有ると思いませんか!?

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既存の仕組みに新しい考えを無理なく置き換える方法を考えた

最終的には事務所で行っている作業の一部を、私が考えたやり方に載せ替えられたらいいなぁ。なんて考えています。

その方が効率が良く正確。誰にでも簡単に出来るからです。やらない理由がありません。

でも今までの経験からいきなり提案しても、受け入れてはもらえないものとして考えています。だからこうするつもりです。

「検算用の仕組みとしてさりげなく使う」

どうするのかというと、今まで行ってきた手動の集計作業はそのまま実施します。そのうえで私が考えた仕組みも動かすのです。

日の目を見るのは「答え合わせの瞬間のみ」です。この仕組みって「今日の売り上げはいくらなの?」を求めるもの。答えは一つしかないのですよね。だから答え合わせ用にに使おうと思います。

私の考えた仕組みはあっという間に答えが出ます。台帳をめくって電卓で計算する必要がありません。新旧両方の方法で集計作業をしても手間が増えません。数字をパラパラと入力するだけ。もちろんリアルタイムで入力も可能なので、都度入力していればゼロ秒で答えが出ていますよ!

その速さを活用して「今日の売り上げはこれであっていますか?」そう、さりげなく結果を見てもらおうと思います。

最初はスルーされると思います。でもそのうち…絶対興味を示してくるはずです。だって、自分たちが手計算しているよりも早く答えが出てくる仕組みが、目の前にあるわけですから!

ここで食らいついてくれたら…そこからは私のターンの始まりです。

「毎日これで入力すれば、時間をかけて作っている年間の売り上げ推移表まで一瞬で出せますよ!」

真の目標は上司が使う財務諸表ではありません。その先を見据えています。

私がやろうとしていることは、お世話になっている事務所の方々の作業量を減らすことです。その結果として得られるのは上司が必要としている財務諸表の自動出力。予算を決める際の資料です。

ここで完結としてもいいのですが、その先も考えています。

仕入先がいつ何を出品すれば儲かるのか?という需要予測を立てるところまで作りこみたい。

私が考えた仕組みは、毎日何がどれくらい売れたのかを記録するものです。つまり横軸は日付。縦軸は数量という折れ線グラフが描けます。

グラフにするとね、すっごくわかるんですよ。数字では見えなかったものが実感として見えるんです。売り上げの波が。

例えば「季節」「天候」「気温」「イベント」こういう日々変化する条件を同時に記録したらどうでしょう?

「暑い日は冷たい飲み物がたくさん売れる!」…書くと当たり前にしか思えませんが、そういう傾向がグラフという目に見える形として現れるんですよね。これぞ見える化です!

需要の見える化ができたらどうなるでしょうか?仕入先にアドバイスが可能になりますね。「今までの実績からすると、明日はこれがこのぐらい売れそうですよ!いっぱい用意してくださいね!」こんな感じで。

仕入先は大喜びだと思います。今まで見逃してきた売り上げのチャンスを、がっちりと捉えられるようになるのですから!やったーーー!

ここまでが私が新しい職場でやりたいことのアイデアです。受け入れてもらえるかしら?

私の経験では仕事のやり方を変えようとするとアレルギー反応が出ます。賛成してくれる人と反対する人と別れます。企業のシステム導入では上の人が一喝して反対派を抑えたりしますね。

でも今回は一番下っ端の私からの提案。一喝なんてとんでもない!だから自分一人で正規の仕事をこなしつつ、新しい仕組みを同時進行して、ゆっくりとアピールしていこうと考えています。きっと成功するはずです。

私、サラリーマン時代に社内で表彰されたことがあります。「仕事が便利になる仕組みを作って使っていたら自然に広がって認められた。」こんなパターンで。だから今回も同じような戦略で行きたいと思います。

私から「使ってみて!」ではなくて、相手から「使わせて!」と言ってもらうのが理想ですね。

高次脳の職場体験。頑張ります!せっかくなので仕事を楽しくこなしていきたいと思います!

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